Как установить онлайн-кассу и жить спокойно?

16:07 31 октября 2018

Версия для печати

Счетчики в домах отправляют данные о потреблении воды и электричества, а машины сообщают о своем местонахождении и расходе топлива. Еще 10 лет назад это казалось фантастикой, а сегодня - реальность. Технологии совершенствуются – устройства "умнеют". Теперь и контрольно-кассовая техника сама передает налоговой в электронном виде информацию о всех расчетах с покупателями в магазинах или кафе. Впрочем, в отличие от других умных гаджетов, обзавестись таким устройством почти все бизнесмены торговой сферы должны. И точка.

В этом году идет второй этап кассовой реформы. С 1 июля организации и ИП сферы торговли и общепита с наемными работниками должны были перейти на онлайн-кассы. Изменения затронули почти 1 млн компаний — 18% всего малого и среднего бизнеса в России. Но пока далеко не все подключили кассы. По данным ФНС, около 2,2 млн розничных точек используют терминалы нового типа. По прогнозу OFD.ru, к концу 2018 будет подключено примерно 2,7 млн онлайн-касс.

Как уральские компании переходят на новый порядок касс, где их покупать, как использовать, какие есть подводные камни -  разбираем и показываем на личном примере с Евгением Неустроевым, собственником "Питлэйн Урал". Компания продает автозапчасти для иномарок. До реформы предприятие вообще не было обязано использовать кассовую технику, сейчас новые кассы должны быть во всех торговых точках. Но обо всем по порядку.

При детальном изучении выяснилось: мало купить сам терминал, его нужно зарегистрировать в налоговой, выбрать оператора фискальных данных (ОФД) и заключить с ним договор, плюс важно сходить к связистам и подключить сим-карту с интернетом (без нее устройство не сможет отправлять данные).

Можно обращаться к нескольким поставщикам, но удобнее онлайн-касса под ключ. Идем за консультацией в ближайший салон связи.

От телеком-экспертов узнаем, что предлагают в комплекте: онлайн-касса, фискальный накопитель, оплаченные услуги по передаче фискальных данных в налоговую от оператора OFD.ru, а также SIM-карта со специальным тарифом для касс – все это можно купить в одном месте.

В салоне "Мегафона" менеджер по работе с корпоративными клиентами Александр объяснил: так получается выгоднее, чем закупаться у нескольких поставщиков, экономия - до 20% бюджета. Цена комплекта - от 14 990 до 25 990 рублей.

Далее решаем, какой фискальный накопитель выбрать. Все зависит от налогового режима и вида бизнеса. Для сезонной работы - на 13 или 15 месяцев, для постоянной — на 36 месяцев. Мы выбрали последний.

Консультант в салоне также рассказала: за первые месяцы, когда вступил в силу новый закон, спрос на интернет для контрольно-кассовой техники вырос в 4 раза. Сейчас есть решение "под ключ" - заказать умную кассу можно не выходя из офиса, например, в интернет-магазине "Мегафона". Если сразу не будет в наличии – доставят из Москвы.

Касса выбрана, комплекты на руках. Дальше идем в офис и регистрируемся на сайте OFD.RU. Чтобы работать с ОФД, нужно завести личный кабинет ОФД, подключить саму онлайн-кассу и зарегистрировать ее в налоговой.

Все будет проще, если есть квалифицированная электронная подпись. Если нет - придется оформлять документы и нести их налоговикам. У Евгения она есть, поэтому в онлайне это заняло 15 минут. Далее все по инструкции из купленного комплекта.

В личном кабинете на сайте ОФД нужно обязательно внести номер, который получили в отчете по регистрации на кассе. После этого она готова к работе.

"Регистрация касс в ФНС прошла просто, к тому же налоговая консультирует по подключению — это займет не более одного часа", — говорит владелец "Питлэйн Урал". – Дополнительная настройка также потребовала немного времени, но все оказалось предельно понятно".

Докупать по отдельности какое-то оборудование не нужно, касса легко интегрируется с 1С или терминалом для оплаты банковскими картами.  Чтобы просматривать все отчеты в личном кабинете, можно сразу подключить аппарат к компьютеру и к телефону.

"Кассы больше похожи на смартфон, а функционал достаточно широкий. У более дешевых касс старого образца подобных функций нет, поэтому те, кто решит сэкономить, все равно будет вынужден поменять их", — говорит Евгений Неустроев.

И действительно, раньше информация о каждой покупке фиксировалась на электронной ленте и хранилась у предпринимателей. Раз в год приходилось вынимать ее из кассы и везти в налоговую. Нужно было заполнять журнал кассира и другие бумажные отчеты. Теперь данные о покупках фиксирует фискальный накопитель и сразу отправляет по интернету оператору фискальных данных, а тот обрабатывает информацию и передает в налоговую. Как только кассир пробивает чек, информация из него уходит в ФНС по интернету.

Впрочем, в торговле автозапчастями свои нюансы. "Различных деталей — миллионы, многие продаются под заказ, поэтому забить их в базу касс, как продукты питания, просто невозможно – рассказывает Евгений.

Конечно, ФНС хочет, чтобы все предприниматели быстрее установили онлайн-кассы. Но пока налоговая дает время, чтобы завершить их покупку и настройку. Думаю, скоро начнутся тотальные проверки с санкциями. Но нас этот вопрос уже не беспокоит", — резюмирует Евгений Неустроев.

Пока некоторые предприниматели могут работать без онлайн-касс – до 1 июля 2019 года. Есть ли отсрочка, зависит, например, от вида деятельности, на какой системе налогообложения он работает, нанимает ли сотрудников. Но ФНС подчеркивает: затягивать с покупкой кассы не стоит, возврата к старым правилам уже точно не будет. Подробнее об условиях можно узнать здесь