Как перейти на электронный документооборот: советы экспертов

19:30 25 февраля 2022

Версия для печати

Фото: pexels.com

Цифровизация набирает обороты. Большинство документов уже оформляются только в электронном формате, поэтому и сам документооборот происходит в электронном виде. В связи с этим многие компании выбирают переход на ЭДО.

Перевести в электронный вид можно почти все документы, связанные с работой, которые компания оформляет на бумаге или с которыми знакомит сотрудников под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления работников. Электронный документооборот также позволяет работодателям использовать, передавать и хранить кадровые документы в электронном виде и не дублировать их на бумаге.

Начать переход на ЭДО лучше поэтапно. Для этого необходимо внести изменения в учетную политику: компании потребуется прописать возможность составления и использования документов в электронном формате, которые должны подписываться электронной подписью. Далее следует разработать схему документооборота, а именно решить, кто из сотрудников сможет редактировать документы, подписывать их, согласовывать без права подписи. Следующий этап – выбор оператора ЭДО. При выборе оператора важно убедиться, что есть поддержка роуминга. Кроме того, следует отталкиваться от количества контрагентов, работающих с этим оператором.

Еще один важный нюанс – приобретение квалифицированной электронной подписи. Юридической силой обладают только те электронные документы, которые подписаны с помощью КЭП. Кроме того, для работы с ней потребуется средство криптографической защиты информации (СКЗИ). . И наконец, компании следует определить способ работы с ЭДО. Работа возможна через интерфейс отдельного сервиса или через специальный программный модуль для бухгалтерской программы. Некоторые операторы поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учетными системами клиентов.

Тюменским предпринимателям, столкнувшимся с вопросами по переходу на ЭДО, "Русская Компания" предлагает квалифицированную помощь. Специалисты "Русской Компании" имеют многолетний опыт работы с электронным документооборотом и организуют процесс без перебоев для бизнеса.

Дополнительную информацию можно получить у специалистов по телефону +7 (3452) 68-00-86 или обратившись в офис по адресу ул. Салтыкова-Щедрина, 53. Официальный сайт: www.rk72.ru