Электронный документооборот: три преимущества для ведения бизнеса

17:20 13 октября 2020

Версия для печати

Фото: pixabay.com

Современные технологии и возможности ведения бизнеса позволяют оптимизировать многие процессы внутри компании и упростить взаимодействие с клиентами, контрагентами и ведомствами. Бумажные документы постепенно уходят в прошлое – организации переходят на электронный документооборот (ЭДО). Эксперты ООО "Русская Компания" объясняют - почему.

Первое очевидное преимущество – это удобство. При ЭДО передача документов осуществляется удаленно, без привязки к месту, минуя перевозку или пересылку, очереди, переговоры с принимающей стороной. Электронные документы легче проверять, обрабатывать, хранить и находить. Ошибки сводятся к минимуму.

Второе преимущество – это выгодно. При ЭДО экономятся время и деньги на транспортировку и оформление документов (бумага, конверты, печать, оформление, почтовые услуги или курьерская служба). Отправка готовых электронных документов происходит одним нажатием компьютерной мышкой. Исключены факты потери или порчи документов при транспортировке: даже при сбое программы электронные документы можно легко отправить повторно. Небольшая вероятность ошибок при подготовке электронных документов снижает и вероятность возврата документа и соответствующих штрафов. При электронном документообороте с клиентами ускоряется процесс оборота денег: чем быстрее клиент получает документ, тем быстрее поступают деньги на расчетный счет компании. При высокой скорости ЭДО продуктивность каждого сотрудника компании увеличивается, нет причин для раздувания штата.

Третье преимущество – это законно. В соответствии с Федеральным Законом № 63-ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011 г. электронные документы равнозначны бумажным документам. Для некоторых первичных документов существуют отдельные законы и нормативные акты, регламентирующие их представление в электронном виде. Существуют утвержденные электронные форматы представления документов в государственные органы. Счета-фактуры, акты и накладные регламентируются форматами, утвержденными приказами ФНС. Стоит отметить, что ФНС полностью поддерживает переход на электронный документооборот.

ООО "Русская Компания" организует электронный документооборот через систему СБИС Электронный документооборот. Составление документов выполняется обычным образом в вашей учетной системе - например, в "1С", процесс подписания сформированных документов осуществляется посредством электронной подписи в системе СБИС Электронный документооборот. Прочитать инструкцию по пользованию системой, изучить прайс-лист на услуги ЭДО, получить консультацию по переходу на электронных документооборот можно на сайте, получить консультацию можно у менеджеров – по телефону +7 (3452) 68 00 86.